A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo - CPAD/SETOP criada em 13 de abril de 2007, tem por finalidade promover a gestão de documentos produzidos e recebidos pela SETOP, de forma a preservar seus valores probatórios e informativos, constituindo-se em apoio à Administração, com a finalidade de garantir o acesso às informações, observados os dispositivos legais.
À CPAD/SETOP cabe identificar, analisar e avaliar os documentos e implementar a gestão documental no âmbito da SETOP. Compete-lhe ainda;
I - orientar o processo de classificação, arquivamento e avaliação dos documentos produzidos e recebidos pela SETOP;
II - promover a identificação dos documentos produzidos e recebidos pela SETOP para a guarda permanente, com vistas à preservação do patrimônio arquivístico público e a eliminação dos documentos destituídos de valor probatório e informativo;
III - propor métodos de arquivamento voltados ao melhor aproveitamento do espaço físico disponível nas unidades;
IV - propor alterações no Plano de Classificação de Documentos por Assunto e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para as Atividades Mantenedoras da Administração Pública Estadual, de forma a adequá-los à realidade da SETOP, quando não contemplada na elaboração destes instrumentos arquivísticos;
V - elaborar o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das atividades finalísticas da SETOP, em conjunto com as unidades que produzem e recebem documentos, submete-los à aprovação do Conselho Estadual de Arquivos - CEA;
VI - submeter-se às instruções de procedimentos expedidos pelo CEA e aos termos do Decreto n.º 40.186/98, adequados às diversas categorias de documentos que serão objeto de análise pela Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivo - CPAD;
VII - elaborar, aprovar e atualizar o regimento de organização e funcionamento da Comissão;
VIII - propor às unidades administrativas da SETOP a capacitação e o treinamento em gestão documental, de seus servidores;
IX - promover a divulgação, junto às unidades administrativas da SETOP, dos trabalhos desenvolvidos pela Comissão;
X - promover a produção de documentos originários das atividades exercidas pela CPAD;
XI - planejar o provimento dos recursos materiais exigidos pela atividade arquivística;
XII - opinar, no âmbito de sua esfera de atuação, sobre questões pertinentes à gestão de documentos;
XIII - promover o intercâmbio com as demais Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos de Arquivo instituídas pelo Poder Executivo Estadual.
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